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Notes de frais : comment gérer les dépenses de son équipe simplement ?

Votre entreprise s’agrandit, votre équipe aussi, félicitations ! Cela implique toutefois de nouvelles contraintes dont la gestion des dépenses de votre équipe. Une mauvaise gestion pourrait impacter le quotidien des employés et l’ambiance générale de travail. Pour adopter une bonne méthode, il n’est pas forcément nécessaire de mettre en place un logiciel de gestion des notes de frais, souvent coûteux et lourd à tenir. Certaines solutions permettent de gérer les dépenses de votre équipe plus facilement.

Les pratiques à oublier d’office

Mettre de l’espèce à disposition

Si cela peut sembler parfaitement absurde pour certains, cela existe pourtant dans certaines très petites structures. Même si vous travaillez avec des personnes que vous connaissez bien, mettre de l’argent liquide à disposition de vos salariés est sans nul doute la pire des solutions que vous pouvez mettre en place. Outre le risque de voir disparaître de l’argent régulièrement, sans vous en rendre compte, vous rendez également le suivi des dépenses beaucoup plus difficile puisqu’il n’y a aucune traçabilité. En cas de désaccord, c’est donc votre parole contre celle de votre collaborateur, ce qui peut rapidement créer des tensions ou des conflits, et se répercuter sur l’ambiance de travail.

Faire circuler la carte d’entreprise

Prêter à vos salariés la carte bancaire professionnelle n’est pas non plus une bonne solution. En effet, passer de mains en mains une carte pro est le meilleur moyen pour finir par ne plus savoir où elle se trouve. Vous augmentez donc les risques qu’elle soit égarée, et par la même occasion qu’elle soit utilisée à mauvais escient ou même piratée. Vous vous retrouvez alors sans carte bancaire professionnelle, et vous devez faire opposition auprès de votre organisme bancaire. En cas de fraude, votre rôle est de porter plainte. Cette situation peut rapidement devenir critique pour votre entreprise si vous n’agissez pas suffisamment vite. Ajouter que pour remettre la main sur la carte d’entreprise, chacun se rejette la faute et vos équipes se divisent. L’ambiance de travail se dégrade alors brusquement et devient vite pesante.

Faire avancer les frais à ses collaborateurs : une solution à éviter

De nombreuses entreprises font le choix de faire avancer les frais d’entreprise à leurs collaborateurs et de les faire remplir une note de frais pour qu’ils soient remboursés. S’il s’agit d’une pratique courante, il n’en demeure pas moins qu’elle contient de nombreux inconvénients. • Le salarié doit prendre sur ses ressources personnelles pour avancer les dépenses, ce qui peut générer des tensions. • La gestion des notes de frais est contraignante et chronophage. • Pour éviter les redressements fiscaux liés aux notes de frais, il est nécessaire d’être très vigilant. • Adopter un logiciel de traitement des notes de frais est indispensable pour éviter de perdre trop de temps et limiter les risques d’erreur.

Si les dépenses envisagées sont trop importantes pour être supportées par le salarié, les entreprises mettent souvent en place une avance sur frais professionnels. Cette solution peut être envisageable, mais même si elle retire l’inconvénient de faire avancer les frais au salarié, elle n’a aucun impact sur le reste du processus. En effet, le collaborateur doit tout de même remplir des notes de frais. Celles-ci doivent ensuite être comparées à l’avance versée pour rembourser l’excédent si nécessaire.

Quelle solution pour faciliter la gestion des notes de frais de son équipe ?

Les nouvelles technologies ont apporté leur lot de solutions pour faciliter le quotidien des entreprises. Parmi elles, les néobanques telles qu’Anytime proposent une solution complète, avec un compte néobanque, des cartes de paiement professionnelles et une application de gestion dédiée, intuitive et facile à prendre en main.

Le compte néobanque : comment ça fonctionne ?

Le compte néo-banque ressemble en tous points à un compte courant traditionnel, à ceci près que son solde ne peut être négatif. Avec ce compte, vous bénéficiez de cartes de paiement physiques et virtuelles. Ces cartes de paiement sont gérables depuis l’application mobile dédiée. Les référents peuvent ainsi gérer les plafonds des différentes cartes, mais aussi les bloquer ou débloquer en cas de perte, de fraude ou de dépenses jugées inappropriées ou déraisonnables.

Dès lors que le détenteur d’une carte effectue une dépense, le référent en est notifié en temps réel. Le collaborateur, peut, de son côté, associer immédiatement le justificatif de paiement en le prenant en photo avec son smartphone.

Le manager, peut valider ou refuser une dépense d’un simple clic dans l’application. Les données peuvent également être transférées vers un logiciel comptable, accompagnées des justificatifs dématérialisés.

Pourquoi est-ce la meilleure solution pour gérer les dépenses d’équipe ?

La gestion des dépenses d’équipe à l’aide d’un compte néobanque est une solution à la fois simple et sûre. Elle vous permet de laisser de la liberté d’action à vos collaborateurs tout en maîtrisant leurs dépenses à distance. Et bien sûr, vous mettez un point final aux tensions générées par la nécessité par les salariés d’avancer les frais puisque toutes les dépenses sont réglées depuis le compte de l’entreprise.

Le fait d’utiliser une application mobile est également un point fort car vos collaborateurs en déplacement peuvent ainsi insérer leurs justificatifs immédiatement, ce qui évite de les égarer ou de les oublier.

En termes de gestion, nul besoin de faire remplir des notes de frais, tout est centralisé dans l’application. Chacun gagne donc un temps précieux, surtout lorsque l’on sait que le salarié passe en moyenne 20 minutes pour remplir une note de frais et que le temps moyen passé pour le traitement d’une note de frais est de 50 minutes. Le comptable gagne également du temps car il n’a plus besoin de fouiller dans une pile de papiers pour trouver les justificatifs.

En optant pour la meilleure solution, la gestion des dépenses d’équipe devient bien plus facile. Vous libérez du temps pour des tâches qui présente une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise et limitez les risques de tensions provoquées par les problèmes de transaction. Tout est simple, clair et accessible facilement.