Pour aboutir à un partenariat fructueux, la préparation et la conclusion d'une convention exigent une minutie toute particulière. Cette entente officielle scelle les liens entre les parties impliquées et définit les engagements ainsi que les conditions fondamentales. De plus, elle lance le coup d'envoi d'actions de communication et de valorisation mutuelle.
Plongez dans ce guide pour découvrir comment élaborer une convention de partenariat et dynamiser vos premières interactions.
Les clés pour rédiger une convention de partenariat
La rédaction d'une convention de partenariat nécessite de définir clairement les termes de la collaboration. Selon le cadre fiscal, il peut être question soit d'une convention de partenariat, soit d'une convention de mécénat.
Ce document est essentiel pour clarifier les engagements de chaque partie, tout en s'inscrivant dans le contexte spécifique du partenariat, souvent basé sur une proposition préalable.
La structure de la convention inclut :
- l'identification des parties prenantes
- l'exploration du contexte qui préfigure l'accord
- la description de l'engagement (le projet ou l'action supportée)
- les détails de la contribution de l'entreprise et ses modalités financières
- le calendrier des contributions et actions
- les engagements mutuels
- les éventuelles contreparties et leur évaluation
- la durée de l'accord
- les protocoles en cas d'annulation ou de décalage du projet
- les modalités de renouvellement
- les accords en cas de résiliation
- la gestion des litiges
- la date et le lieu de la signature
- l'identification des signataires
Des clauses supplémentaires peuvent être intégrées en fonction des besoins spécifiques du projet :
- les droits d'auteurs dans le cas de projets culturels
- les aspects d'exclusivité
- les assurances pour les projets impliquant du personnel
- les clauses suspensives
- les considérations liées au RGPD applicables à l'association
Il est primordial qu'un bon accord de collaboration anticipe également les procédures à suivre si l'une des parties se retire du projet ou si celui-ci doit être suspendu ou repoussé.
Une réflexion s'impose également sur la gestion des fonds déjà versés : faut-il les réaffecter à un projet similaire ou les rembourser ? Ces questions doivent tenir compte des dépenses déjà réalisées.
Valorisation mutuelle et engagement : comment booster votre convention de partenariat ?
Outre les aspects juridiques et administratifs, la signature d'une convention de partenariat offre une opportunité de communication et valorisation mutuelle. Plusieurs activités peuvent être envisagées à cette fin :
- l'organisation d'une conférence de presse
- la cérémonie officielle de signature, possiblement en présence d'autres partenaires et acteurs institutionnels
- l'introduction du partenariat auprès des employés de l'entreprise, notamment s'ils sont impliqués
- la diffusion d'un communiqué de presse
- l'organisation d'une conférence ciblant d'autres dirigeants d'entreprise sur le projet et les bénéfices du partenariat