Les bénévoles engagés au sein de votre association ne doivent ni tirer profit financier de leur dévouement, ni éprouver de préjudices financiers liés aux missions qu'ils exécutent au regard de la réglementation. Les remboursements de frais et la distribution de chèques-repas figurent parmi les moyens permettant d'assurer cette indemnisation.
L'engagement de vos bénévoles au sein de votre association est crucial pour son bon fonctionnement. Pour autant, ces acteurs majeurs ne devraient ni subir de perte financière ni bénéficier d’enrichissement dans l’exercice de leur mission. À cette fin, il est essentiel de connaître les mécanismes permettant de compenser les dépenses engagées par les bénévoles. Ces compensations peuvent prendre la forme de remboursements de frais divers ou encore de distribution de chèques-repas.
L'indemnisation de vos bénévoles
Les bénévoles peuvent se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de leur engagement associatif, à condition que ces dépenses soient :
- réelles et effectives ;
- justifiées par des documents probants ;
- destinées exclusivement pour l'activité de votre association.
Il est donc recommandé de demander aux bénévoles de rédiger une note de frais détaillée, laquelle sera accompagnée de justificatifs tels que des factures et des tickets. Un remboursement précis et justifié prévient toute imposition sur ces montants, car ils ne constituent pas un revenu.
Votre association doit conserver les pièces justificatives durant une période de quatre ans pour prouver l'authenticité des dépenses. En l'absence de justificatifs, ou si un lien de subordination est établi avec le bénévole, les versements peuvent être reclassés en salaires, avec pour conséquence potentiellement lourde la mise en péril de la gestion désintéressée de votre association, l'assujettissement à des contributions sociales et une possible imposition sur le revenu pour vos bénévoles.
Votre association doit établir des règles claires concernant les dépenses susceptibles d'être remboursées, les plafonds autorisés, les méthodes de calcul, et autres considérations afin d'éviter toute confusion.
Les chèques-repas
À l'instar des tickets restaurant pour les salariés, les bénévoles de votre association peuvent bénéficier de chèques-repas. Cependant, il est important de respecter certaines conditions. Pour offrir des chèques-repas, votre association doit être légalement constituée et avoir adopté cette mesure lors d'une assemblée générale.
Ces chèques-repas, qui peuvent être dématérialisés, ne sont pas remboursables et ne peuvent pas donner lieu à un rendu des monnaies. Ils sont utilisables principalement pour régler des repas au restaurant ou des repas préparés par un restaurateur. Cependant, ils ne permettent pas l'achat de denrées chez des commerçants. L'utilisation du chèque-repas est encadrée par des conditions similaires à celles des tickets restaurant en termes de jours et zones d'usage.
Les dirigeants bénévoles rémunérés par votre association, ainsi que les salariés, ne sont pas éligibles aux chèques-repas du bénévole. Par ailleurs, le montant maximal du chèque-repas est défini réglementairement chaque année par les autorités compétentes.
La distribution de chèques-repas est exempte de cotisations sociales, de contributions fiscales et n'entre pas dans le calcul de l'impôt sur le revenu de vos bénévoles.
Abandon de frais et avantage fiscal
Lorsqu'un bénévole décide de ne pas se faire rembourser les frais qu'il a engagés, cette renonciation est traitée fiscalement comme un don. Sous certaines conditions, notamment si votre association est reconnue d'intérêt général, votre bénévole peut prétendre à une réduction d'impôt.
Les frais doivent être strictement liés à l'objet social de votre association, dûment justifiés, et l'abandon des frais doit être expressément déclaré par le bénévole. La réduction d'impôt est alors calculée sur un pourcentage du montant des frais non remboursés, avec des taux et des plafonds qui varient en fonction de la nature de l'association bénéficiaire.
Il est essentiel de noter que vos bénévoles doivent effectuer l'abandon de frais kilométriques selon le barème kilométrique applicable aux salariés. Il ne peut y avoir de barème spécifique pour les bénévoles renonçant à leur remboursement. L'administration fiscale a instauré des barèmes précis pour la réduction fiscale liée à l'abandon de frais par vos bénévoles, différentiant selon le type de véhicule et en fonction de la puissance administrative ou de la cylindrée pour les deux-roues.
Si l'abandon des frais offre un avantage fiscal, il convient cependant de respecter scrupuleusement les conditions établies pour en bénéficier, sans quoi vos bénévoles pourraient se voir privés de la réduction fiscale initialement escomptée.