Vos bénévoles engagent régulièrement des frais de déplacement pour votre association ? Saviez-vous qu'ils peuvent prétendre à leur remboursement ou opter pour leur transformation en don ? Votre association a pour devoir de reconnaître leur implication en trouvant un système de prise en charge juste et transparent de leurs dépenses de transport.
Votre association doit définir précisément sa politique de prise en charge des dépenses faites par vos bénévoles.
Pour les frais de transport, vos bénévoles ont deux choix :
- demander le remboursement des frais réellement engagés
- renoncer au remboursement et offrir ces coûts à votre association sous forme de don
La procédure de remboursement des frais de déplacement
Si votre bénévole opte pour se faire rembourser, il doit suivre la procédure standard de votre association, en fournissant une note de frais adéquate et des justificatifs.
La base de calcul pour le remboursement est le barème kilométrique fixé annuellement par les autorités fiscales. Le barème pour les frais de déplacement en automobile varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule, avec trois tranches kilométriques distinctes.
Pour les motos, cette distinction se fait aussi selon la puissance, mais en deux tranches. Les cyclomoteurs ont un tarif unique, quel que soit le kilométrage. Un bénéfice est appliqué depuis 2021 pour les véhicules électriques, avec une majoration de 20 % des frais de déplacement calculés selon ces barèmes.
Votre bénévole peut prétendre à un remboursement de frais kilométriques calculés selon ce barème. Par exemple, avec un véhicule de 5 CV et 1 500 km parcourus, il peut demander 954 €, qui augmenterait à 1 144,80 € pour un véhicule électrique.
Bon à savoir : certains frais, comme le stationnement ou les péages, ne sont pas inclus dans le barème, mais peuvent être remboursés séparément avec les justificatifs nécessaires.Le choix de faire donation des frais de déplacement
La transformation des dépenses de transport en don
Lorsque votre bénévole choisit de ne pas se faire rembourser ses dépenses, cela devient un don en faveur de votre association. Ce geste peut entraîner une réduction d'impôt pour votre donateur.
Pour qu'un tel don soit valide, il doit être effectué :
- dans le cadre d'une activité bénévole sans contrepartie financière
- au profit d'une association reconnue d'intérêt général
La procédure nécessite une déclaration sur laquelle votre bénévole abandonne explicitement le remboursement des frais engagés, détaillant l'utilisation de son véhicule au service exclusif de l'association.
Votre association, pour sa part, doit tenir à jour ses comptes et garder les justificatifs des dépenses abandonnées. Elle devra également fournir à son bénévole un reçu de don qui lui permettra de bénéficier de la réduction d'impôt correspondant. Votre association doit être vigilante quant à la régularité des attestations émises, sous peine de sanctions fiscales ou pénales.