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Optimiser les notes de frais

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Enjeu

Comment gérer les notes de frais de 46 associés

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Solutions

La mise à disposition de cartes Mastercard créditées en temps réel

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Bénéfice

Une plateforme dédiée à la gestion des notes de frais en temps réel


Il est difficile de gérer les notes de frais de 46 associés


C’est en plaçant l’Homme au cœur de ses préoccupation que Gatenz & Associés a pu construire, au fil des années, une forte culture d’entreprise, qui transparaît dans ses relations avec ses clients et ses partenaires. Après 60 ans d’expertise, Gatenz & Associés compte plus d’une centaine d’avocats dont 46 associés, répartis dans 18 bureaux à travers la France. Une croissance progressive et solide de sa force humaine qui pose aujourd’hui de nouveaux challenges. Parmi eux, la gestion des paiements inhérents à la vie de l’entreprise et des notes de frais, qui mobilisent le temps précieux de la Secrétaire de Direction.

« … Nous voulions un système qui nous permette de suivre les notes de frais en temps réel. Anytime nous a proposé une solution optimale. Nous avons pu doter chacun de nos Associés d’une carte Mastercard à débit immédiat, et la plateforme utilisateur mise à notre disposition nous permet de suivre les transactions en temps réel, de contrôler les budgets et de dématérialiser les justificatifs. »


La Secrétaire de Direction dispose d’une Mastercard créditée en temps réel


Tous les jours, Laure Ledentec gère les déplacements de ses collaborateurs, l’organisation des manifestations au sein du cabinet et pilote les services généraux chez Gatenz & Associés. Pour régler ces frais de fonctionnement quotidiens, ainsi que les consommables indispensables au bon fonctionnement de la société, elle a recours à trois solutions : le remboursement des frais sur justificatif, la carte de la Direction pour passer commande et une caisse cadenassée renfermant de l’argent liquide pour régler des achats au détail comme des fournitures d’appoint ou un coursier. Des options peu confortables qui posent un problème de sécurité d’une part, et qui rendent la gestion des notes de frais très compliquée d’autre part.

Le Secrétaire de Direction se met donc en quête d’une solution qui permettrait de simplifier le paiement des notes de frais et de disposer d’une vraie facilité de gestion des notes de frais.

Gatenz & Associés découvre Anytime. L’offre entreprise Anytime permet au cabinet de disposer d’une Mastercard à débit immédiat. La carte de paiement peut être utilisée en toutes circonstances, pour des achats comme pour des retraits d’espèces. Au cas par cas, en fonction des besoins des salariés, Gatenz & Associés a bloqué cette fonctionnalité. Depuis son smartphone, en téléchargeant l’application Anytime, la carte peut être désactivée lorsqu’elle n’est pas utilisée, et réactivée lorsqu’elle est nécessaire, et ce, en un clic sur l’espace dédié aux utilisateurs. Cet avantage ajoute une valeur sécuritaire importante – en cas de perte ou de vol, la carte ne pourra être utilisée si elle est coupée.

65 cartes Mastercard sont ainsi créées et livrées dans les 18 bureaux français de Gatenz & Associés. Laure Ledentec règle désormais tous les achats du cabinet avec sa Mastercard dont le plafond est paramétrable selon les besoins de chaque collaborateur. Ainsi, en toute sécurité, la Secrétaire de Direction peut avoir accès à l’intégralité des transactions sur l’interface utilisateur qui offre aussi, aux collaborateurs, la possibilité de mettre leurs justificatifs directement en ligne. Un outil à la fois pratique et incontournable qui lui permet de se concentrer sur d’autres tâches.


Une plateforme de gestion des notes de frais en temps réel est mise à disposition de la Secrétaire de Direction

À mesure que l’on ouvrait de nouveaux cabinets en France, nous étions confrontés à un vrai casse-tête logistique pour suivre et gérer les notes de frais de nos Associés. La tâche était de plus en plus chronophage.

« … La croissance du cabinet nous a très vite mis face à un challenge : gérer les notes de frais sans difficulté. Nous voulions un système qui nous permette de les suivre en temps réel, sans avoir à s’encombrer de l’administratif papier tel que la saisie d’un tableur Excel ou la remise de factures papier. Anytime nous a proposé une solution optimale, et proche de l’environnement avec sa politique zéro papier. Non seulement nous avons pu doter chacun de nos Associés d’une carte de débit Mastercard plafonnée, mais la plateforme mise à notre disposition par Anytime nous permet de suivre les transactions en temps réel, et d’ajouter la facture numérique qui correspond à chaque dépense. Un vrai gain de temps au quotidien ! »


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