Anytime pour les cabinets d’audit


Obtenir 425 cartes de paiement pour gérer mes notes de frais

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Enjeu

Faciliter et sécuriser la gestion des notes de frais de nos collaborateurs

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Solutions

La mise à disposition de cartes Mastercard à débit immédiat

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Bénéfice

Une plateforme pour gérer les notes de frais en temps réel


Il est difficile de gérer efficacement les notes de frais de nos 425 collaborateurs


Né du rapprochement, fin 2007, des cabinets ARTB et Provast & Associés, la branche anglaise d’OXA s’inscrit dans une dynamique internationale, à travers sa présence dans 154 pays. Pour répondre aux enjeux de tous ses clients, l’entreprise a su conjuguer, au fil des années, l’expertise d’un grand réseau d’audit avec la proximité d’une structure locale. En 2016, le réseau OXA France comptait 425 collaborateurs. Pour une telle structure, rester à taille humaine est rapidement devenu un défi. Parmi les problématiques rencontrées, la gestion des notes de frais s’est vite avérée chronophage pour la société qui doit courir après les justificatifs. Un manque d’optimisation qui impacte directement l’activité d’OXA France

« … La gestion des notes de frais prenait de plus en plus de temps et posait de vrais problèmes logistiques. C’est la solution Anytime qui, pour nous, regroupe un maximum d’avantages. Son déploiement a été très rapide. »


Les consultants OXA France disposent d’une carte Mastercard à débit immédiat


Faire une avance aveugle des frais, mettre de l’argent liquide à disposition de ses consultants, ou rembourser les frais en fonction des justificatifs difficiles à regrouper – les collaborateurs d’OXA France sont mobilisés par des activités extrêmement chronophages. En cause, des outils mal optimisés qui ne facilitent pas la gestion de ces questions au quotidien.

Baignant dans un milieu de nouvelles technologies, les collaborateurs d’OXA France sont en perpétuelle recherche d’équipements qui pourraient mieux optimiser leur temps de travail. Dans ce cadre, le service financier cherche une solution permettant de simplifier la gestion des frais.

OXA France découvre alors Anytime. L’offre entreprise Anytime permet à la société de disposer d’un parc de cartes Mastercard à débit immédiat, en toute sécurité. Son interface intuitive permet de simplifier la gestion des frais en intégrant les transactions et leurs justificatifs en temps réel. Pour OXA France, la carte Anytime et son interface sont la solution idéale.

425 cartes sont ainsi créées et livrées chez OXA France. Chaque consultant peut bénéficier d’une carte de paiement Mastercard pour régler ses frais, sans dépasser le budget alloué à l’avance par le service financier. La plateforme Anytime destinée aux utilisateurs permet à chacun de télécharger les justificatifs de ses frais en toute simplicité. Un système qui, déployé, offre un gain de temps et une rigueur considérable.


Finie la saisie comptable, toutes les notes de frais sont gérées en temps réel chez OXA France

La croissance de notre structure nous a fait nous rendre compte, très vite, que la gestion des frais était vraiment chronophage. À l’heure où la technologie offre de belles innovations, il nous semblait paradoxal de continuer à perdre un temps précieux pour cela.

« … La gestion des frais posait moins problème avant le rapprochement des cabinets ARTB et Provast & Associés. C’est en grossissant davantage que nous avons été confrontés au fait que la gestion des notes de frais prenait de plus en plus de temps et posait de vrais problèmes logistiques. Nous ne savions pas comment alléger les process : chaque solution évoquée portait son lot de contraintes, aucune n’était optimale. C’est Anytime qui, pour nous, regroupe un maximum d’avantages. Son déploiement a été très rapide. Chaque collaborateur a pu disposer d’une carte de paiement Mastercard que notre service financier crédite en fonction des besoins. Elle est totalement sécurisée, et la plateforme qui l’accompagne permet la mise en ligne des justificatifs correspondant à chaque transaction, que l’on peut suivre en temps réel. Un gain de temps majeur pour nos équipes. »

Jean Granville – Directeur Associé – OXA France


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