Anytime pour les entreprises avec des VRP


Mieux gérer les frais professionnels

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Enjeu

Comment gérer efficacement les notes de frais de sa force de vente

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Solutions

La mise à disposition de cartes Mastercard avec l’application « notes de frais » d’Anytime

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Bénéfice

Une plateforme dédiée à la gestion des notes de frais en temps réel


Il est difficile de gérer les notes de frais de 87 associés


Depuis 22 ans, AMT France commercialise des éléments de connectique, d’informatique et de multimédia auprès des grands réseaux de distribution français. D’abord présente en Ile-De-France, la société s’est rapidement étendue, jusqu’à couvrir une échelle nationale, puis européenne. Aujourd’hui, le siège, implanté à Torcy, en région parisienne, embauche 87 commerciaux qui assurent l’implantation de ses produits dans toute la France, la Belgique, le Portugal, l’Espagne, l’Italie et l’Algérie. Un nombre de collaborateurs qui a rapidement augmenté sur le terrain, et qui complique la gestion des notes de frais que la comptable reçoit et traite chaque fin de mois.

« Avec 87 collaborateurs sur le terrain, la gestion des notes de frais est un sacré challenge ! C’est l’offre Anytime qui correspondait le mieux à nos attentes. Toutes les factures sont désormais numérisées en temps réel, à chaque dépense. Plus besoin de garder les justificatifs ni de noyer la comptabilité sous les notes de frais : tout est fait en ligne, rapidement et simplement. »


Les VRP d’AMT France disposent d’une carte Mastercard


Chacun des VRP d’AMT France est libre d’ouvrir un compte professionnel ou d’utiliser sa carte de paiement personnelle. La société ne fait pas d’avance et d’octroie pas de carte de paiement, mais rembourse les frais de déplacement sur justificatif chaque fin de mois. Ainsi, les repas, les frais d’essence et d’hébergement sont restitués sur présentation des factures par la comptabilité.

Le service comptabilité est régulièrement dépassé par des notes de frais incomplètes ou tardives, et beaucoup trop nombreuses pour être minutieusement vérifiées. AMT France décide de se mettre à la recherche d’une solution qui faciliterait la remontée des notes de frais des VRP au service comptable. Les VRP doivent, de leur côté, pouvoir bénéficier d’une solution simplifiant le process des notes de frais.

AMT France déniche l’offre entreprise Anytime, qui lui propose de mettre des Mastercard à disposition de ses VRP. Pour un meilleur contrôle des dépenses, ces cartes ne sont utilisables que si le solde du compte est positif. Elles sont plafonnées, c’est-à-dire que les VRP ne pourront en aucun cas dépenser plus que le plafond autorisé, ce qui rassure la direction d’AMT France. Pour accompagner la carte, Anytime met à disposition de ses utilisateurs une plateforme accessible via web et mobile afin de gérer les dépenses et les justificatifs.

87 cartes sont ainsi créées et livrées aux au siège d’AMT France, qui les distribue à ses VRP. Désormais, chacun d’eux dispose d’une carte de paiement « pré-créditée » par la société, selon des forfaits régulièrement réévalués. Après chaque transaction, les commerciaux reçoivent un email récapitulatif avec le détail de la transaction. Ils n’ont plus qu’à répondre à cet email en ajoutant en la photo de la facture en pièce jointe. Ils peuvent également se connecter à l’application Anytime et ajouter à chaque transaction un justificatif associé à un commentaire. Un grand soulagement pour le service comptable qui n’a plus qu’à vérifier que chaque transaction corresponde bien à une facture.


Une plateforme collaborative de gestion des notes de frais est mise à la disposition de la comptabilité et des VRP

Au cours des 20 dernières années, à mesure que l’informatique s’est démocratisée, notre effectif à très fortement augmenté. Cela nous a mis face à de nouveaux défis logistiques.

«  … Notre force de vente s’est développée très vite, si vite que nous sommes, depuis de nombreuses années, régulièrement confrontés à des problèmes d’organisation pour gérer les notes de frais. Avec 87 collaborateurs sur le terrain, la gestion des notes de frais est un sacré challenge ! Le recours à une solution qui fluidifiait le processus établi était urgent. C’est l’offre Anytime qui a le mieux répondu à nos attentes. La plateforme utilisateur offre un véritable lieu d’échange en ligne où le service comptabilité et les VRP peuvent se rencontrer. Toutes les factures sont désormais numérisées et associées à une dépense. Plus besoin de garder les justificatifs ni de noyer la comptabilité sous les notes de frais papier : tout est fait en ligne, rapidement et simplement. »

Patrick Maroli – Directeur Commercial – AMT France


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