Anytime pour les colonies de vacances


Faciliter la gestion du budget et les notes de frais des directeurs

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Enjeu

Gérer efficacement le budget et les notes de frais de nos directeurs

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Solutions

La mise à disposition de nombreuses cartes Mastercard

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Bénéfice

L’accès à une plateforme pour gérer les notes de frais facilement et en temps réel


Il est difficile de gérer et de contrôler efficacement le budget de 400 animateurs


Créé il y a déjà 20 ans, O’Départ organise des vacances pas comme les autres où les petits curieux et les grands explorateurs pourront aller en terre inconnue dans des expéditions ludiques menées par des animateurs certifiés. Véritable spécialiste français des colonies de vacances, la société propose des séjours thématiques originaux qui font vivre une expérience unique aux 5-18 ans. Aujourd’hui, O’Départ compte plus de 400 animateurs experts pour encadrer ses voyages dans les plus beaux coins de France. Le nombre d’accompagnateurs en progression constante implique de nouveaux challenges pour O’Départ, confronté à des problématiques de gestions. En effet, si le Directeur de chaque séjour gère son budget, il est néanmoins difficile pour l’entreprise de dispenser des moyens de paiement fiables à ses Directeurs, de contrôler leurs notes de frais et d’éviter les fraudes. Une situation peu souhaitable quand on travaille notamment avec de nombreux saisonniers.

« … Nous recherchions une solution pour allouer des budgets de manière sécurisée et les suivre en temps réel. Nous avons parié sur Anytime, et nous ne le regrettons pas. Aujourd’hui, c’est notre partenaire quotidien pour éviter les fraudes et permettre une gestion plus sereine. »


Les Directeurs disposent d’une carte Mastercard à débit immédiat


Avancer le budget d’un séjour par virement sur le compte bancaire personnel des Directeurs, leur donner la totalité de l’argent en espèces dans une enveloppe et s’exposer au vol, ou mettre à leur disposition une carte bancaire personnelle : les solutions de gestion du budget des séjours ne sont désormais plus assez sécurisées pour l’entreprise.

Le service financier de la société O’Départ se met en quête d’une solution pouvant proposer un moyen de paiement sécurisé et un suivi en temps réel à ses Directeurs, tout en facilitant la gestion des frais.
Les Directeurs doivent pouvoir bénéficier d’une carte de paiement qui leur permet de gérer le budget de leur séjour en réglant les frais sur place.

Lors de sa prospection, O’Départ entend parler d’Anytime. Compte sans banque destiné à un usage professionnel, Anytime propose de mettre un parc de cartes Mastercard à disposition des Directeurs de séjour. L’avantage qui séduit de suite le fondateur de la société est le caractère sécurisé et fiable de l’offre. En effet, une fois les Mastercard dans la poche de ses Directeurs de séjours disséminés aux quatre coins de l’Europe, O’Départ garde néanmoins le contrôle : les cartes à débit immédiat lui permettent de suivre les dépenses en temps réel, et elles ne sont utilisables que si le solde est positif. Aucun découvert n’est autorisé, et lorsque le solde avoisine le zéro, seul O’Départ pour l’approvisionner à nouveau. Un véritable gage de sécurité pour la comptabilité de l’entreprise.

400 Mastercards sont ainsi créées et livrées au siège d’O’Départ. Chaque Directeur dispose désormais d’une carte de paiement pour régler ses frais sur place et gérer son budget. L’interface très intuitive d’Anytime permet de dématérialiser le cahier du Directeur. Plus besoin de noter le détail de ses frais et d’y joindre une facture souvent perdue : l’interface offre la possibilité à tous les utilisateurs d’uploader la facture correspondant à chaque transaction directement. Un moyen de gérer rigoureusement les budgets des séjours tout en s’affranchissant des procédés administratifs rébarbatifs.


Fini l’argent liquide, fini les notes de frais

Très rapidement, nous avons été confrontés à des complications dans la gestion des budgets destinés aux séjours. Comment confier un budget séjour à un Directeur en toute confiance, et comment contrôler son utilisation avec rigueur ?

« … La question du budget séjour implique forcément la notion de confiance. Or, il nous était difficile d’engager nos frais envers des saisonniers. Nous avons souvent été confrontés à des Cahiers du Directeurs peu rigoureux, avec des notes de frais incomplètes et des factures manquantes. Mais une fois que nous nous rendions comptes des irrégularités, il était trop tard ! Nous voulions donc une solution pour allouer et contrôler des budgets de manière sécurisée. Anytime est la solution que nous avons retenue. La carte Mastercard distribuée à nos Directeurs offre un moyen de paiement sécurisé, pour nous comme pour eux. De plus, son interface pratique leur permet de mettre en ligne les factures correspondant à chaque transaction, en temps réel. Grâce à Anytime, plus de fraude possible : tout est dématérialisé. C’est la fin d’un casse-tête pour O’Départ. »

Élodie Lesage – Directrice Financière – O’Départ


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