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Comment gérer les notes de frais et les dépenses de vos collaborateurs ?

Chaque année, les salariés français renoncent en moyenne à 212 euros par an en notes de frais parce qu’ils ont perdu des justificatifs ou que la procédure est trop pesante. Chaque année aussi, on constate des fraudes aux notes de frais se chiffrant à 700 euros par salarié en moyenne : doublon, dépassement des plafonds, etc.

Pour éviter ces problèmes, Anytime vous aide à trouver les manières les plus vertueuses pour gérer les notes de frais et les dépenses de vos collaborateurs.

ETAPE 1 - Définir une politique de notes de frais.

Nous vous conseillons d’éditer un guide ou de rédiger un mail destiné à vos collaborateurs reprenant clairement les règles en vigueur dans votre entreprise : conditions particulières, plafonds, règles de validation de notes de frais, etc. Consultez notre fiche pratique pour vous aider à mettre en place des règles

ETAPE 2- Définir comment vos collaborateurs vont régler les frais.

Plusieurs modes de paiement peuvent être mis en place pour le règlement des frais que vos collaborateurs engagent pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Avance des frais par le collaborateur :

Beaucoup d’entreprises laissent leurs collaborateurs avancer une partie des frais, et les remboursent sur justificatif à la fin du mois. Inconvénients :

  • vos collaborateurs n’ont pas toujours la trésorerie nécessaire pour le faire ;
  • il n’y a pas de contrôle en amont des dépenses engagées ;
  • cela impose des démarches administratives lourdes : ... établir la note de frais, ... la faire valider (et une fois sur 3, la faire corriger), ... l’envoyer à la comptabilité qui doit l’entrer dans les comptes et donner l’ordre de paiement.

Une carte à débit différé :

Les cartes type American Express permettent aux collaborateurs de payer des frais qui ne sont débités que le mois suivant, leur donnant le temps de se faire rembourser des sommes engagées.

Inconvénients :

  • s’ils ne se font pas rembourser à temps, ils peuvent se retrouver avec des problèmes de trésorerie ;
  • la carte Amex représente un coût important pour l'entreprise ;
  • il n’y a pas de contrôle en amont des dépenses engagées ;
  • les démarches administratives pour le collaborateur sont lourdes.

Une carte de société :

Les dépenses engagées sont financées par le compte bancaire professionnel de votre entreprise.

Inconvénients :

  • Vous n’avez pas le contrôle en amont des dépenses engagées ;
  • Vous ne pouvez pas contrôler les retraits en cash.
  • Les dépenses sont directement débités du compte société et cela représente un risque pour la société surtout si le salarié oublie de fournir des justificatifs.

Les cartes Anytime Business :

En ouvrant un compte bancaire pro dans la néo-banque Anytime, vous pouvez bénéficier de 3 à plus de 1000 cartes Mastercard, et un nombre illimité de Mastercard virtuelles, que vous pouvez ainsi allouer à vos collaborateurs.

Quels sont les avantages ? Contrôle des dépenses :

  • Vous pouvez configurer chaque carte spécifiquement par collaborateur : budget et/ou plafond, suspension temporaire ou totale de la carte, etc.
  • Aprés chaque transaction, le collaborateur reçoit un email qui l'invite à y répondre en ajoutant la facture justificative de la dépense.
  • Le manager peut être prévenu en temps réel dès qu'une dépense est réalisée.
  • A la fin du mois, si le collaborateur n'a pas saisi tous les justificatifs, Anytime le relance automatiquement par email.
  • Vous avez accès en temps réel à l’ensemble des dépenses engagées, que vous pouvez classer par collaborateur, ou par type de frais. Cela vous permet de garder une vision d’ensemble, à tout moment.
  • Avoir accès aux justificatifs en temps réel vous permet — dans le cas où il s’agit de frais refacturables à votre client — de le faire sans délai.
  • Enfin, vous pourrez automatiquement alimenter votre logiciel comptable avec les transactions (export CSV ou intégration automatique avec votre logiciel)

ETAPE 3 - Prenez garde aux justificatifs de vos notes de frais.

Le justificatif est la pièce centrale du processus de remboursement des notes de frais. Elle assure au collaborateur d’être remboursé de ses dépenses, et permet à l’entreprise d’être exonérée de charges sociales sur ces frais. Des contrôles stricts en sont donc faits par le Fisc. Il est donc primordial de toujours garder une note de frais.

Par chance l’État se modernise, et depuis mars 2017, les versions numérisées des factures ont la même valeur que la version papier.

Quand un de vos collaborateurs utilise une Mastercard Anytime, il est invité à photographier la facture, à l’uploader et à l’associer à la dépense correspondante. Le justificatif est ainsi stocké numériquement, et son lien URL peut être retrouvé en un clic. Sur votre Espace Client, vous pouvez vérifier que le justificatif a bien été attaché au paiement.

Si vous souhaitez optimiser le contrôle sur vos dépenses, consultez notre fiche pratique

Que faire en cas de perte d’un justificatif par un de vos collaborateurs ?

Légalement, vous ne pouvez pas rembourser un collaborateur qui n’est pas en mesure de présenter un justificatif. Les solutions qui s’offrent à vous en cas de perte de justificatif sont les suivantes :

  • solliciter le fournisseur en espérant qu’il puisse fournir une copie de la facture manquante ;
  • se servir du relevé bancaire pour justifier l’existence de la dépense en précisant montant, date et objet de la dépense. C’est une solution tolérée par l’administration fiscale si elle n’est pas fréquente, et porte sur des montants faibles (inférieurs à 35 euros), et y joindre une déclaration sur l’honneur rédigée par votre collaborateur.

Grâce à [Anytime](https://anyti.me), vous ne prenez plus le moindre risque grâce à sa solution automatisée et numérisée !

ETAPE 4 - Intégrez les notes de frais dans votre comptabilité.

Grâce à la solution automatisée de gestion des notes de frais offerte par Anytime, vous gagnez un temps précieux:

  • Vos collaborateurs n’ont plus à perdre leur temps à rédiger tous les mois une fiche de notes de frais.
  • Vos managers n’ont plus à perdre leur temps à les vérifier, et éventuellement les faire corriger, et les vérifier à nouveau.
  • Votre équipe comptable gagne du temps.

Vous pouvez chaque mois créer automatiquement un fichier csv regroupant tous les paramètres des notes de frais, prêt à être intégré à votre comptabilité d’entreprise. Vous pouvez même l’intégrer automatiquement dans votre logiciel si Anytime a déjà développé le connecteur.

Et chaque mois, Anytime envoie un relevé complet vous permettant de compléter votre déclaration TVA en toute simplicité, et ainsi de réduire le travail administratif.

En ouvrant un compte bancaire professionnel Anytime, vous pouvez ainsi gérer facilement les notes de frais et les dépenses de vos collaborateurs, en ayant accès à une solution simple et intuitive.