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Comment gérer ses notes de frais en ligne ?

Par Anytime, le January 27, 2020-Temps de lecture : 4 minutes

Les solutions pour la gestion de vos notes de frais en ligne

Gérer ses notes de frais peut représenter un véritable casse-tête : perte du justificatif, procédure trop compliquée pour des montants faibles, etc. C’est en moyenne 212 € qui ne sont pas réclamés annuellement par employé en France, ce qui peut amener à une baisse de motivation préjudiciable pour l’entreprise.

Anytime vous aide à trouver une solution pour fiabiliser et simplifier la gestion des notes de frais de votre entreprise.

Les modes de paiement des notes de frais

Chaque entreprise met en place sa propre politique en matière de notes de frais. Pour éviter que les employés aient à avancer l’argent de leurs repas d’affaires ou de leurs déplacements sur leurs fonds personnels, il y a plusieurs solutions :

La carte à débit différé

Souscrite par l’entreprise et rattachée à un compte de l’employé, la carte à débit différé permet de prélever l’argent le mois suivant. Cela laisse ainsi le temps à l’employé de se faire rembourser, sur présentation de ses justificatifs, les sommes avancées et d’éviter de se retrouver à découvert.

L’employé doit déclarer ses notes de frais en temps et en heure pour être sûr que son compte soit approvisionné avant d’être débité le mois suivant. S’il ne le fait pas, il risque d’avoir des difficultés de trésorerie personnelle.

Cette solution a un prix : une carte American Express Green (la plus basique) coûte 95 €/an.

La carte de société

Rattachée directement à un compte bancaire de l’entreprise, la carte de société puise directement dans sa trésorerie.

L’employé ne met pas en jeu sa trésorerie personnelle et les notes de frais sont directement prises en charge par l’entreprise.

Il est en revanche compliqué de refuser une dépense a posteriori, d’exiger de l’employé le remboursement d’une somme, et d’effectuer une écriture comptable expliquant ce mouvement de trésorerie. Enfin, les retraits d’espèce sont difficiles à suivre : que faire de la monnaie quand une dépense a été réglée en cash ?

La solution Anytime : une Mastercard sur mesure, aux dépenses maîtrisées

En ouvrant un compte bancaire professionnel chez Anytime, vous pouvez faire éditer jusqu’à 200 Mastercard en plastique noir ou blanc pour vos collaborateurs (associés, employés, commerciaux, etc.), et un nombre illimité de Mastercard virtuelles.

Il vous suffit d’en faire la commande en ligne, depuis votre Espace Client dans la rubrique « Bankstore ». Vous pouvez choisir de personnaliser la carte en y inscrivant votre nom, le nom d’un de vos employés ou celui de l’entreprise. La carte est expédiée au siège social de votre entreprise renseigné sur votre Kbis, et vous parvient en 4 à 5 jours ouvrés.

Elle est ensuite activée d’un simple clic depuis votre Espace Client.

Des budgets maîtrisés pour vos collaborateurs

Vous pouvez définir des plafonds et des budgets pour chacun de vos collaborateurs. Si un plafond est atteint, la carte est automatiquement bloquée. À tout moment, vous pouvez également modifier ces plafonds, bloquer ou annuler la carte de votre choix.

Vous pouvez prévoir les montants dont vous devez provisionner votre compte chaque mois. Vous assurez ainsi à vos collaborateurs un accès aux fonds nécessaires, sans courir le risque d’avoir un paiement refusé.

Anytime vous propose des Mastercard avec débit direct, vous recevez une notification de la dépense en temps réel. Vous pouvez choisir de l’accepter ou de l’annuler par SMS, ou depuis votre Espace Client. Ainsi, vous limitez fortement les risques de payer des notes de frais non conformes aux règles de votre entreprise.

L’accès à l’outil de gestion de notes de frais peut être donné aux utilisateurs, à un ou plusieurs gestionnaires et à des managers. Chaque niveau a des droits spécifiques.

Lorsque l’un de vos collaborateurs quitte la société, la manipulation pour annuler sa Mastercard d’entreprise se réalise en un simple clic.

Les pièces justificatives des notes de frais

Depuis le 22 mars 2017, l’administration fiscale donne aux documents numérisés la même valeur que les documents papier. C’est une révolution pour les entreprises, qui peuvent enfin s’affranchir des frais liés au stockage et à l’archivage de toutes les pièces justificatives réclamées en cas de contrôle fiscal.

Il est possible d’exonérer de charges sociales les dépenses de nourriture, logement et véhicule engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Vous devez aussi pouvoir les justifier, sinon elles peuvent être considérées comme étant un complément de rémunération ou un avantage en nature, et les charges seront facturées sur ces montants.

Avec Anytime, chaque utilisateur peut directement enregistrer sur l’application une photo de la facture liée à la dépense. Ainsi, elles sont conservées, sans risque de perte ou de confusion.

L’intégration comptable des notes de frais

L’interface Anytime offre la possibilité de créer automatiquement un fichier csv regroupant tous les paramètres des notes de frais et leurs justificatifs, prêt à être intégré à la comptabilité de votre entreprise.

Anytime s’occupe également de relever les montants de TVA, et fait parvenir mensuellement à votre entreprise un relevé complet vous permettant de compléter votre déclaration de TVA, et de réduire ainsi considérablement le temps passé à gérer vos obligations administratives.

Les informations comptables peuvent même être intégrées directement dans les logiciels suivants : Quadratus, EBP, Cegid, Ibiza, Sellsy, Exact et Fiducial. Notre équipe technique travaille quotidiennement à l’ajout de nouveaux logiciels comptables.

L’utilisation de l’outil de gestion de notes de frais proposé par Anytime vous permet d’avoir une image globale, synthétique et précise des budgets de frais de vos collaborateurs, afin de limiter les dépenses inutiles et de repérer les abus éventuels.

Anytime offre une solution 100 % digitale permettant de dématérialiser vos notes de frais, de contrôler vos dépenses en temps réel, et d’exporter vos données en quelques clics ! Le tout, sans aucun frais supplémentaire.

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