La productivité joue un rôle majeur dans la réussite d'une entreprise. Pour un entrepreneur, la priorité est de générer un maximum de chiffre d'affaires et c'est tout à fait compréhensible. Un chiffre d'affaires trop faible risquerait de mettre en péril sa trésorerie au vu des nombreuses charges qu'il doit assumer en contrepartie. Alors, bien sûr, toutes les tâches non productives sont pour lui une perte de temps. Elles sont souvent même sa bête noire, car elles empiètent sur son travail mais aussi sur sa patience. Zoom sur six activités énergivores qui mettent des bâtons dans les roues des entrepreneurs et les empêchent de se concentrer sur leur cœur de métier.
L'administratif
Comme elle est mal aimée cette paperasse qui semble parfois si superflue ! Et pourtant ! Les tâches administratives contribuent à la bonne marche d'une entreprise. Elles sont mêmes indispensables pour présenter une comptabilité saine et être en règle au regard de la loi.
Des solutions d'automatisation de la gestion des tâches récurrentes existent. De nombreuses applications facilitent la vie des entrepreneurs. Il ne faut pas hésiter à s'en servir.
Certains moments sont plus propices que d'autres pour s'occuper de son administratif : en fin de journée ou après le déjeuner, quand l'activité est plus calme ou que l'on est moins actif. On peut aussi faire appel à une secrétaire externalisée qui n'interviendra qu'en cas de besoin.
La prospection
Il peut arriver de perdre beaucoup de temps à traiter et à échanger avec des prospects pour n'aboutir finalement à aucun résultat. Ce temps passé entraîne forcément un manque à gagner.
Être capable de cerner les vrais clients et d'évincer les curieux n'est pas inné. Cela s'apprend avec l'expérience ou en s'informant sur les techniques de marketing. Le véritable prospect est celui qui a exprimé un projet concret correspondant potentiellement à ce que l'entreprise peut offrir. Le risque est de considérer tous les contacts comme des clients sérieux et de tous les aborder de la même façon.
Chercher des clients, faire des devis, passer de la publicité ne doit jamais prendre 100 % d'une journée de travail. Des plages horaires bien précises doivent être dédiées à cette activité.
Les emails
Au départ, les courriers électroniques étaient une bénédiction : finis les imprimantes, le papier, les enveloppes, les timbres, les pèse-lettres… Malheureusement, de nos jours, les boîtes mails se remplissent un peu trop rapidement jusqu'à nous envahir inutilement. C'est une perte de temps évidente que de lire, trier, supprimer les courriels. De plus, les notifications sonores incessantes sont distrayantes.
Une bonne gestion des mails est donc essentielle. Il vaut mieux définir un ou plusieurs moments dans la journée pour les traiter d'un coup. On peut également les classer par ordre d'importance.
Les réseaux sociaux
Certes, les médias sociaux peuvent aider au développement de l'entreprise et il ne faut pas les négliger. L'inconvénient est qu'ils sont parfois aussi nuisibles à la productivité. Ils créent une inévitable dépendance et le piège est de lire des articles, regarder des vidéos, des photos ou prendre des nouvelles de ses proches au lieu de cibler les actions uniquement utiles à l'entreprise.
En parallèle, Internet, avec l'énorme quantité d'informations qu'il offre, a tout pour détourner qui que ce soit de ses obligations professionnelles. 80 % des employés avouent visiter des sites n'ayant rien à voir avec leur travail pendant les heures de bureau.
Il est possible d'installer un bloqueur de site Web sur son ordinateur pour éviter la tentation. Il a été aussi démontré que régler une minuterie pour dissocier les temps de travail et de distraction augmente le rendement. La personne s'engage sur une tâche et ne s'en écarte pas. Ensuite, elle consacre un moment pour surfer sur le net.
Le téléphone
Les appels téléphoniques font perdre un temps considérable même s'ils sont nécessaires et parfois primordiaux pour certaines activités. En effet, on peut être amené à téléphoner très régulièrement à des clients et à des fournisseurs pour négocier, vendre ou acheter. Il est donc important de ne pas se laisser submerger par des interlocuteurs trop bavards et de dévier du sujet.
Apprendre à optimiser le temps passé au téléphone est important.
Les réunions
La plupart des salariés considèrent les réunions comme inutiles. Pourtant, les informations importantes ont intérêt à être communiquées oralement plutôt que par des notes de service. Les réunions permettent aussi les échanges d'opinion ou la résolution de certaines problématiques par le dialogue.
L'essentiel est de ne pas dévier de l'objectif fixé. Une réunion préparée, structurée, avec un ordre du jour précis et sans discussion informelles, est beaucoup plus efficace et constitue un gain de temps précieux.