Un micro-entrepreneur, même s’il dispose d’une grille tarifaire, peut être amené à fournir un devis pour répondre à une demande ou un besoin précis de ses clients ou futurs clients. Mais est-ce pour autant un document obligatoire ? Pourquoi est-il préférable de rédiger un devis pour chaque prestation ? Quelles sont les mentions à ne pas omettre ? Que vaut-il après signature ? Tout savoir sur le devis en micro-entreprise.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis est un document contenant les différentes étapes composant la ou les prestations proposées par le professionnel. La description détaillée est associée à un prix unitaire pour chaque ligne. Le cumul de toutes ces lignes permet d’obtenir le montant global qui sera facturé.
Un devis peut alors être reconsidéré comme une proposition de contrat. Lorsqu’il est signé, il devient un document contractuel qui engage les deux parties. Le micro-entrepreneur se doit ensuite d’honorer les prestations mentionnées sur le devis et le client qui a signé se doit de payer le prix sur lequel ils se sont accordés. C’est un document auquel il faut prêter une grande importance puisqu’il détermine les engagements du professionnel.
Est-ce obligatoire de rédiger un devis pour une prestation ?
Bien que ce ne soit pas obligatoire dans toutes les situations, la réalisation d’un devis pour prestation de services reste fortement recommandée. Outre le fait qu’il constitue un gage de crédibilité aux yeux du client, le devis apporte également certaines garanties au prestataire. Le cadre de travail se trouve alors clairement défini et sécurisé. Du côté du client, il permet de comparer les prix et de choisir une prestation en connaissant tous les détails associés.
En vertu du code de la consommation article L. 112-3 la fourniture d’un devis détaillé est obligatoire « lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l'avance du fait de la nature du bien ou du service ».
Pour certaines professions, la rédaction d’un devis est obligatoire par nature ou au-delà d’un certain montant :
- Les prestations de services à la personne supérieures à 100 €
- Les prestations de réparations ou dépannage de plus de 150 €
- Les travaux de gros œuvre et second œuvre, les raccordements électriques ou installations d’équipements électroniques
- Les prestations de services s’élevant à plus de 100 € mensuels
- Les prestations funéraires
- Les prestations de déménagement
Un devis détaillé peut également être fourni sur simple demande du client en dehors des cas et des montants mentionnés.
Un devis doit toujours être établi en deux exemplaires : un à destination du client et l’autre pour conservation par l’auto-entrepreneur. Une fois signés, les devis sont juridiquement requalifiés en contrats et doivent donc être conservés durant 5 ans minimum. Ils peuvent être utilisés comme preuves en cas de factures impayées et servir dans les procédures de recouvrement de créances.
Comment rédiger un devis sans omettre les mentions obligatoires ?
Rien n’est imposé au micro-entrepreneur sur la forme du devis. Il est possible de réaliser un modèle soi-même à partir d’un tableur de type Excel ou encore de passer par des solutions logicielles spécialisées. Néanmoins, il est plus simple et plus rapide de conserver le même modèle ou logiciel pour les devis et les factures.
Pour être valable, un devis doit mentionner certaines informations obligatoires, à savoir :
- Le titre du document au choix parmi « devis », « proposition de prix » ou encore « offre commerciale »
- La date d’émission du devis et sa durée de validité
- Les coordonnées et informations légales de la micro-entreprise, dont le numéro SIRET
- Les coordonnées du client et le lieu d’intervention (sauf mention expresse de refus de sa part)
- La description détaillée de la prestation (prix unitaire, main-d’œuvre, frais de déplacement, date de démarrage et durée…)
- Les modalités de paiement et le montant éventuel d’un acompte
- Les conditions de SAV ou de garantie
- Le montant global de la prestation en hors taxe et toutes taxes comprises, avec mention « TVA non applicable, article 293 B CGI » pour les auto-entrepreneurs non assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée ou bien avec le taux de TVA le cas échéant
- Un emplacement pour les indications manuscrites du client (date, bon pour accord et signature)
Un devis peut-il être modifié ou annulé ?
Le contenu de la prestation doit être le plus détaillé possible afin de faciliter la compréhension du devis pour le client, mais pas uniquement. Il s’agit aussi d’assurer une estimation au plus juste pour le micro-entrepreneur au regard du temps de travail et des modalités de facturation, à l’heure ou au forfait par exemple. Un devis ne peut être modifié par l’auto-entrepreneur une fois que le client a signé.
De son côté, le client ne peut généralement pas annuler un devis sauf accord amiable entre les deux parties ou encore dans l’un des cas suivants :
- Le devis fait suite à un démarchage à domicile ou de la vente à distance qui inclut un délai de rétractation de 7 jours
- Un retard de livraison ou d’exécution de plus de 7 jours, non causé par un cas de force majeur peut entraîner une annulation du devis