En cas d’impayé ou de prestation non exécutée, la lettre de relance permet d’offrir au client ou au fournisseur l’occasion de régler la situation à l’amiable. Elle précède la mise en demeure, et si elle n’est pas obligatoire, elle n’en est pas moins fortement recommandée. Il est possible d’envoyer plusieurs lettres de relance pour le même impayé.
Quels sont les délais de paiement ?
Qu’il s’agisse d’un bien ou d’un service, les délais de paiement d’un particulier à un professionnel ne sont pas réglementés par la loi. Le professionnel fixe donc librement le délai de paiement qu’il souhaite appliquer.
Par défaut, le client particulier se doit de régler la facture de l’entreprise dès réception. L’entreprise peut toutefois choisir de préciser un délai différent sur sa facture, en ajoutant par exemple la mention : « payable X jours à compter de la réception de la facture ».
En revanche, lorsque la vente est effectuée entre professionnels, il existe des règles fixées par le Code de commerce et le Code général des impôts. Le délai de paiement doit être précisé dans les conditions générales de vente, ainsi que sur la facture.
Les professionnels doivent choisir un délai de paiement parmi les quatre prévus par la loi :
- Le paiement comptant : le client doit payer l’intégralité de la somme due, dès la livraison du bien ou la réalisation de la prestation ;
- Le paiement à réception : un délai d’au moins une semaine est prévu à partir de la réalisation de la prestation ou de la livraison du bien, ce qui inclut le temps nécessaire à la réception de la facture ;
- Le paiement avec délai par défaut : le client doit régler la facture au plus tard le 30ème jour suivant la réalisation de la prestation ou la livraison du bien. C’est le délai qui s’applique par défaut lorsqu’aucun délai de paiement n’est mentionné dans les conditions générales de vente ou sur la facture ;
- Le paiement avec délai négocié : lorsqu’une clause particulière est présente dans les conditions générales de vente, ou que les deux parties se sont mises d’accord, le délai de paiement peut être étendu à 60 jours à partir de l’émission de la facture. Ce délai, s’il est mentionné dans le contrat liant les deux parties, peut être amené à 45 jours fin de mois à compter de l’émission de la facture.
Deux méthodes de calcul sont autorisées pour le délai de 45 jours fin de mois. Dans le premier cas, on compte 45 jours à compter de l’émission de la facture, et on porte le délai jusqu’à la fin du mois correspondant. Dans le deuxième cas, quel que soit le jour d’émission de la facture, on fait courir le délai de 45 jours à compter de la fin du mois d’émission.
Dans un certain nombre de secteurs, les délais sont plus courts et le paiement avec délai négocié n’est pas autorisé. C’est notamment le cas pour certains produits alimentaires et boissons, comme les viandes fraîches et le bétail vivant, où le paiement doit intervenir au plus tard 20 jours après la livraison, mais aussi dans le secteur des transports, qui prévoit un délai maximal de 30 jours pour les locations de voiture, le transport routier de marchandises ou encore le fret aérien.
Quand faire parvenir au client une lettre de relance ?
La lettre de relance ne peut être envoyée au client qu’une fois la date d’échéance passée. Tant que le délai maximal n’est pas écoulé, le client est supposé pouvoir payer dans les temps.
Il arrive qu’une seule lettre de relance suffise pour rappeler ses obligations au client. Dans le cas contraire, il est tout à fait possible d’envoyer plusieurs lettres de relance successives, en veillant toutefois à laisser s’écouler un délai raisonnable entre deux lettres. Ce délai n’est pas fixé par la loi, et reste donc à l’appréciation de l’entreprise qui souhaite recouvrer son impayé.
Généralement, il est d’usage d’envoyer 2 à 3 lettres de relance avant d’adresser au client une mise en demeure de payer, qui constitue la dernière étape avant la procédure judiciaire.
Que doit contenir une lettre de relance pour impayé ?
La lettre de relance représente une tentative de recouvrement à l’amiable. Elle n’a pas de valeur juridique, mais vise simplement à rappeler au client qu’il est tenu de régler la facture impayée dans les plus brefs délais. Elle peut être envoyée par courrier ou par mail.
À ce stade, l’objectif est de recouvrer les sommes dues, tout en tentant de conserver des relations commerciales satisfaisantes avec le client professionnel ou particulier. Il est donc fortement déconseillé d’exercer des pressions, ce qui est par ailleurs sanctionné par la loi. Le ton employé dans une lettre de relance doit être courtois et concis, et l’auteur de la lettre doit se contenter de rappeler les faits.
La lettre de relance doit rappeler le numéro de la facture, son montant ainsi que la date d’échéance initialement fixée. Elle doit également mentionner les coordonnées de l’entreprise ainsi que celles du client. La date de rédaction doit être précisée sur la lettre de relance, qui peut être envoyée en recommandé ou faire l’objet d’un envoi simple.
Enfin, la lettre de relance doit demander au destinataire le règlement de la somme due dans les plus brefs délais.
Facture impayée : y a-t-il un délai de prescription ?
Les factures impayées ne peuvent pas être réclamées éternellement. Il existe un délai de prescription, au-delà duquel il n’est plus possible d’entamer une procédure judiciaire pour leur recouvrement.
Lorsque l’impayé porte sur un bien ou un service fourni par un professionnel à un autre professionnel, le délai de prescription est de 5 ans. L’entreprise dispose donc de 5 ans pour obtenir le règlement des sommes dues.
En revanche, lorsque l’impayé porte sur un bien ou un service fourni par un professionnel à un particulier, le délai de prescription est ramené à 2 ans. Au-delà de cette période, il n’est plus possible d’exiger le paiement de la facture.