Vous le savez, les factures digitales deviennent petit à petit indispensables pour les professionnels. Préférées par les clients et exigées par les institutions dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA et l’évasion fiscale, rappelons que le format digital deviendra obligatoire dans le secteur privé à partir de 2024, elles représentent par ailleurs de nombreux avantages pour vous.
Faisons ensemble le tour des points clefs de la dématérialisation des factures ! 😉
Les points clefs de la dématérialisation des factures ✅
Outre son contenu qui respecte également des règles strictes (👉 plus d’infos ici), la facture numérisée doit remplir des obligations de format afin d’avoir une valeur juridique.
Plusieurs options s’offrent à vous afin d’opérer une digitalisation valide et intègre :
- La signature électronique, effectuée via un outil certifié et validé par une autorité légale compétente, tel que CM Sign.
- L’échange de factures et documents par format EDI (Échange de Données Informatisé). Il s’agit d’une méthode ou l’ensemble du cycle de vie de la facture depuis son édition jusqu’à son traitement, est entièrement dématérialisé. Plus d’informations disponibles à ce sujet ici.
- La documentation d’une piste de contrôle fiable (ou PAF).
La documentation PAF est un processus qui présente de façon claire et exhaustive le cheminement d’achat ou de vente d’un produit ou d’un service par le biais de documents et pièces justificatives précis.
Les principaux documents à fournir dans le cadre d’une documentation PAF sont :
- La commande,
- Le bon de livraison/réception,
- La preuve de paiement,
- La facture,
- Le contrat (le cas échéant).
📌 Attention : la mise en place de cette solution dépend de la taille de votre entreprise.
Plus d’infos disponibles à ce sujet ici.
L'ensemble de ces conditions encourage fortement les entreprises à moderniser leurs moyens matériels en se dotant notamment de logiciels capables d’assurer un système d’archivage électronique sécurisé. Et à sujet, nous avons un petit quelque chose pour vous, restez jusqu'au bout ! 😊
Les avantages de la dématérialisation des factures 👌
La réduction des coûts 💸
Le format papier est générateur de coûts ! Machine, encre, papier, enveloppes, expédition, électricité, maintenance... La numérisation permet de réduire une très grande partie de ces coûts voire même d'annuler des postes de dépense.
La centralisation des données 🏟
La digitalisation implique un regroupement des données au sein d’un même espace numérique. Cette démarche est d'autant plus pratique qu'elle permet aux collaborateurs qui en ont besoin, comme votre comptable, d'avoir accès à ces factures à tout moment, et de garder une traçabilité exacte des informations.
Le gain de temps ⏱
Grâce à la centralisation des données vous gagnez un temps considérable ! Oubliez les pêches aux infos interminables, bien souvent les outils de dématérialisation de factures comportent des moteurs de recherche très pratiques qui vous permettront de retrouver ce que vous cherchez en quelques clics.
Toujours plus de sécurité 🔑
Les documents numérisés se retrouvent en sécurité dans un espace dédié et protégé, contrairement aux formats papier qui peuvent être perdus, volés, détériorés ou même modifiés par des personnes mal intentionnées.
Le gain d'espace 📦
La numérisation des factures permet à l'entreprise de réduire la quantité de paperasse et de libérer de la place. Terminé les cartons qui s'empilent et les salles d'archives, vous venez de récupérer une pièce entière pour votre nouvel espace détente !
Un geste pour la planète 🌱
Un dernier point non négligeable, la dématérialisation des factures permet de limiter la consommation de ressources et pour cela, la planète vous remercie ! Objectif zéro papier en 2022 !
Anytime à votre aide 💯
Vous êtes convaincu(e) du bien fondé de la dématérialisation des factures mais ne savez pas par où commencer ? Anytime vous propose un outil de facturation directement associé à votre compte bancaire ! Il vous permet également de suivre les paiements en temps réel ! En plus de gagner un temps considérable, vous réalisez des économies tout en améliorant votre comptabilité. Vos documents sont facilement consultables et vous faites du bien à la planète. Intéressé(e) ? 👉 C'est par ici !